Thư giới thiệu (LoR) – Tất tần tật từ a –> z

(Last Updated On: January 4, 2017)

Xin thư giới thiệu, nghe thì có vẻ đơn giản nhưng kéo theo đó là rất rất rất nhiều vấn đề, từ đủ mọi khâu như tìm người cho LoR, chuẩn bị, trình bày, xin chữ ký, gửi/upload LoR… Một cẩm nang cho việc sửa soạn LoR là tối cần thiết! Và đó cũng là mục tiêu của bài viết này…

***

Như mình đã từng nhấn mạnh: thư giới thiệu hay Letter of Reference hay LoR là 3 chữ cái quyền lực chỉ đứng sau Statement of Purpose (SoP). Thế nhưng nếu SoP là cái mà bản thân bạn có quyền tự chủ, tự quyết thì LoR lại là cái phụ thuộc vào người khác (mà nhiều khi bạn phải lạy lục, cầu cạnh người ta) –> quyền lực có thể không bằng SoP nhưng rắc rối thì lại hơn nhiều 😐

Dựa trên quá trình tự đặt câu hỏi và thẫn thờ tìm kiếm đáp án ngày xưa của bản thân + quá trình trả lời (đi trả lời lại) 1 số câu hỏi của các bạn, mình tổng kết 1 số (nhiều) các câu hỏi thường gặp và trả lời ở đây. Sẽ cố gắng cập nhật thường xuyên do đó ai có câu hỏi rất hoan nghênh comment ở dưới bài (mình chỉ trả lời các comment ở link bài gốc trên blog 5continents4oceans.com). TUY NHIÊN, nếu câu hỏi đó đã có trong bài –> ko hoan nghênh chút nào!

Một số thông tin sẽ trùng với bài Các bước cơ bản để chuẩn bị apply (Phần 2: LoR, SoP và research proposal) do bài đó viết trước ^^. Các tips về nội dung thì nên xem ở bài đó.

I/ NGƯỜI CHO LoR

Q: Ai có thể cho LoR?
A: Cơ bản có 2 loại: academic (từ thày cô, nói chung dính đến trường), work (từ sếp, đồng nghiệp, dự án, project nào đó mà người cho LoR chả có dính dáng đến cái trường nào hết)

Q: Người cho LoR có nhất thiết phải có chức danh Giáo sư không, hay ít nhất cũng phải là tiến sĩ?
A: KHÔNG. LoR từ thạc sĩ cũng không sao. LoR yếu hay mạnh nằm ở nội dung của LoR, người cho quan trọng nhưng không phải tất cả. (Tuy nhiên nên chú ý là nếu cấp xin học bổng càng cao thì LoR từ người có vị trí/tiếng tăm càng cao càng có giá trị :P. Nói cách khác xin học bổng tiến sĩ thì có LoR từ giáo sư là 1 điểm quan trọng!)

Dù tự viết hay người ta viết cho bạn, hãy xin từ người mà gần gũi với bạn nhất, có nhiều liên quan đến bạn nhất. Ví dụ, bạn xin 1 ông trưởng khoa khéo chả biết bạn là ai (nhưng xin thì vẫn cho, support sv mà), bạn viết được gì trong LoR? bịa ra 1 vài môn học, tôi thấy em ý xuất sắc vì giơ tay phát biểu nhiều???, em ý nổi trội trong hoạt động, tôi “nghe” các giáo viên trong khoa nhận xét rất tốt về em ý bla bla –> thuyết phục? ko hề. Bạn xin của thày hướng dẫn bạn luận văn, vô vàn cái để nói: đối phó với stress, giải quyết vấn đề, gặp khó khăn thì …, ham học hỏi, kỹ năng viết lách, nghiên cứu, lại còn 1 đống đặc điểm cá nhân (LoR của BẠN mà, về BẠN mà, nên cái này quan trọng) như lạc quan, kỹ năng giao tiếp, xử lý tình huống bla bla –> hấp dẫn, thuyết phục? Yes. Thế chạy theo ông trưởng khoa làm zề?!

II/ VIẾT LoR

Q: Cần phải viết/chuẩn bị bao nhiêu LoR?
A: Thông thường là từ 2-3 LoR, 1 hoặc hơn 3 thì khá hiếm.

Q: Mình tự viết hay người ta sẽ viết cho mình?
A: Tùy thuộc người cho LoR. Thông thường nếu là thầy cô/sếp người Việt thì sẽ yêu cầu mình tự viết rồi họ sửa (cũng hiếm nha) và ký cho. Nếu là thầy cô/sếp người nước ngoài thì thường sẽ tự viết cho mình. Có khi còn không cho mình xem nội dung 😉

Q: Người cho LoR tự viết rồi bỏ vô phong bì dán kín nhưng mình muốn biết nội dung (tò mò là ko tốt nhưng…) thì làm thế nào?
A: Bịa ra thêm 1 trường nào đó, nói rằng sẽ apply nhưng thực tế là không –> xé phong bì đựng LoR của trường đó ra xem 😀

Q: Nếu người cho LoR tự viết thì mình có khả năng (và có cần) can thiệp vào nội dung không?
A: Có và rất nên làm!!! Can thiệp ở đây không có nghĩa là sửa, thay đổi mà là hướng người viết vào 1 số điểm. Ví dụ, lưu ý người viết nêu rõ quan hệ của họ với mình (số năm quen biết, dự án làm chung, hướng dẫn…), đề cập đến khả năng abc gì đó, đề cập đến trình độ ngoại ngữ, kỹ năng viết … Như bạn thấy, mình xin họ lưu ý đề cập là 1 chuyện còn họ đề cập như thế nào là chuyện khác 🙂

Q: Nếu phải tự viết tẩt cả LoR thì làm thế nào để đỡ bị giống nhau?
A: Nói gì thì nói giọng văn của bản thân rất khó thay đổi, kể cả khi cố tình thì hiệu quả cũng không cao lắm 😐 Thế nên tốt nhất là viết ý tiếng Việt và nhờ bạn bè thân thiết dịch + diễn giải sang Tiếng Anh (khi làm vậy người dịch sẽ tự dùng giọng văn của họ để viết ^^). Nếu vẫn muốn tự viết toàn bộ thì lưu ý chia đều nội dung khen ra các LoR, dùng từ đồng nghĩa, ko dùng các cụm từ/cụm câu giống hệt nhau giữa các LoR! Ví dụ: LoR 1: It is a great pleasure for me to recommend xyz; LoR 2: I am delighted to be called upon as a reference for xyz…

Q: Độ dài?
A: Thông thường là 1 trang A4, vậy là đủ thông tin rồi. Dài có thể viết dại, dài có thể lan man, dài lại có thể rất thiếu thực tế (tự viết mới dài thế chứ người ta trăm công nghìn việc, sức đâu mà viết vừa dài vừa chi tiết keke)

Q: Lưu ý gì về nội dung?
A: Khen là phải có dẫn chứng. Chia đều ý ra các LoR. Nội dung cần thống nhất và logic với phần còn lại của hồ sơ. Chuyên biệt hóa LoR (đề rõ tên trường)…Chi tiết hơn xem tại đây

III/ TRÌNH BÀY LoR

Letter head của trường mình (ĐH Y tế công cộng – Hanoi School of Public Health)

Q: Có cần sử dụng giấy có letter head (của trường/cty) để viết LoR không?
A: Nên. Vì nó tăng tính tin cậy + thẩm mỹ của LoR lên

Q: Thế nếu trường/công ty không có letter head hoặc người cho LoR làm cho dự án nên ko có letter head hoặc trường/cty có nhưng ko xin được (hoặc ko dám xin vì sợ lộ việc xin học bổng khi đang đi làm^^)?
A: Bạn có thể tự design ra 1 cái!!! Nếu là trường hay công ty thì khá đơn giản vì hình logo của trường/cty chắc không khó kiếm, việc còn lại là nhìn mẫu của 1 vài trường khác rồi làm theo thôi.

Letter head tự thiết kế cho bà sếp cũ

 

 

Trường hợp quái đản của bản thân: Mình xin LoR từ bà sếp cũ (ko dám xin sếp hiện tại vì mình làm cho tư nhân và ko hay ho gì việc đang đi làm lại ngắm nghía chuồn đi học). Khổ nỗi sếp cũ tạm thời đang không đi làm cho cty/tổ chức nào hết mà làm free lancer, kiểu cố vấn cho dự án 🙁 Đương nhiên là phải tự thiết kế riêng 1 letter head cho bà ý rồi.”

Q: Làm sao để chèn LoR vào letter head?
A: Cách đơn giản nhất dĩ nhiên là dùng giấy letter head để in LoR ra, trình ký rồi scan lại. Nhưng cách này không hợp lý khi số lượng letter head thì hạn chế mà số LoR cần thì nhiều hoặc khi letter head là tự design. Giải pháp: Scan cái letter head không, lưu dưới dạng file ảnh. Dùng file đó làm nền cho cái LoR mình chuẩn bị trong file word. Cách làm: Vào thẻ page layout –> chọn watermark –> chọn custom watermark –> chọn picture watermark –> chèn ảnh letter head vào, ok –> chọn scale là 100%, bỏ dấu tick ở ô washout –>OK. Done

Q: Phong bì có cần có logo của trường không?
A: Thực ra thì bây giờ đa phần nộp hồ sơ online nên trường hợp này cũng hiếm. Nhưng nếu có nơi yêu cầu nộp hồ sơ qua đường bưu điện và LoR phải để trong phong bì dán kín thì bạn nên kiếm cái phong bì có logo của trường luôn. Ko có thì như trên, tự design 🙂

Q: Một LoR duy nhất chung chung cho mọi chương trình/trường sẽ apply hay mỗi nơi có 1 LoR riêng?
A: Nếu “điều kiện cho phép”, tốt nhất là modify LoR theo hướng yêu cầu của học bổng và tên chương trình. Khá tốn công nhưng hiệu quả cao. Dù sao thì thư có tên người nhận rõ ràng (trường A, B, consortium A, B) thì phải hơn cái thư chung chung kiểu your prestige university –> giống spam gửi từ robot ý.

“Điều kiện cho phép ở đây là người cho bạn LoR support bạn (cho bạn chữ ký điện tử hoặc thân thiết đến độ khi nào bạn vác thân lên xin chữ ký cũng ok) hoặc bạn tính đủ các học bổng bạn định apply, đưa sẵn tên vào, làm chục cái LoR rồi đưa thày cô ký 1 thể.”

 IV/ XIN CHỮ KÝ CHO LoR

Q: Có cần chữ ký tươi không hay chữ ký điện tử cũng được?
A: Nếu nộp hồ sơ qua bưu điện thì dĩ nhiên cần chữ ký tươi. Còn nếu apply online thì ko cần.

Q: Có cách nào để không phải mỗi lần viết 1 LoR lại lên xin thày cô/sếp không?
A: Cách 1) Lên danh sách hết các trường/chương trình cần nộp –> làm 1 loạt LoR 1 lúc –> trình ký ^^ Cách 2 (Chỉ áp dụng khi được phép)  Xin chữ ký (mực xanh cho nổi), scan chữ ký, lưu dưới dạng file ảnh. Sau này viết LoR chỉ việc chèn chữ ký vào file word rồi convert sang pdf để nộp là xong.

V/ GỬI, NỘP LOR

Q: LoR được nộp như thế nào?
A: Tựu chung có 3 dạng. 1) Nộp hồ sơ qua bưu điện: LoR nằm trong phong bì dán kín hoặc nằm trong hồ sơ. 2) Nộp online: tự upload bản scan của LoR lên hệ thống. 3) Nộp online: Điền địa chỉ mail của người cho LoR, hệ thống sẽ gửi yêu cầu (bao gồm 1 link để upload LoR) đến địa chỉ mail mình điền.

Dạng 3 hiện tại xảy ra nhiều nhất (dạng 1 thì hiếm do ít chương trình còn bắt nộp hồ sơ qua bưu điện, dạng 2 thì do các chương trình hết tin nổi sinh viên ^^)

Q: Làm gì nếu rơi vô dạng 3 ở trên?
A: Dặn người cho LoR forward email yêu cầu upload LoR của chương trình cho mình rồi sau đó mình tự xử HOẶC sau khi điền mail của người cho LoR vào hệ thống của học bổng x –> chuẩn bị LoR cho học bổng này –> gửi LoR đó + thông báo tới người cho LoR rằng yêu cầu từ học bổng x sẽ sớm đc gửi đến và thày/cô/sếp upload LoR này lên nhé nhé 🙂

(To be updated…)

Comments

comments

19 thoughts on “Thư giới thiệu (LoR) – Tất tần tật từ a –> z

  1. Chị ơi cho em hỏi 1 vấn đề ạ.LoR dùng để xin du học thì sẽ được viết bằng ngôn ngữ gì ạ,viết bằng tiếng Việt thôi hay phải dịch sang tiếng Anh hoặc ngôn ngữ của nước mình xin học bổng ạ?Em cảm ơn chị nhiều ạ

    • LoR khi nộp thì phải để người xét duyệt đọc được –> TA hoặc nếu chương trình dạy bằng tiếng bản địa của nước nào đó thì cần bằng tiếng đó. Dĩ nhiên có thể viết tiếng Việt rồi dịch công chứng nhưng recommend là làm luôn bằng tiếng Anh

  2. Em chào chị,

    Em bây giờ đang chuẩn bị LoRs để xin một học bổng Thạc Sĩ bên Thụy Sĩ, trong đó họ yêu cầu: “2 original written recommendations from the candidate’s former teachers, familiar with his/her Bachelor’s/Master’s studies, which support its approach to participate in a Master’s programme (to be submitted in a sealed envelope)”. Mà em tốt nghiệp được một năm rồi, không được làm luận văn nên k thân với một thầy cô nào cả. Chị có tips gì chia sẻ cho trường hợp của em k ạ? Em cảm ơn chị nhiều.

    • Tốt nghiệp mới 1 năm thì họ vẫn đòi LoR từ thày/cô là đúng rồi, ko tránh được đâu. Nếu tốt nghiệp lâu lâu rồi thì mới xin 2 LoR từ boss được.

      Nếu em ko làm luận văn –> ko có thày cô hướng dẫn thì có thể xin của thày/cô dạy (các) môn chuyên ngành chính mà em sắp xin master ý. Thày cô ở Việt Nam được cái dễ tính, nếu em viết sẵn LoR và lên xin chữ ký thì đa phần họ sẽ cho thôi.

      Dĩ nhiên là thày cô ko thân thì việc xin đi xin lại nhiều lần cho nhiều hồ sơ sẽ khó khăn. Nên em cần tính trước mình cần LoR cho những học bổng nào, viết sẵn (modified sẵn) rồi lên xin 1 thể luôn.

      Nên xin dư ra 1 bản để scan lại chữ ký, nhỡ lúc cần.

      Chúc em may mắn!

  3. Chào chị, em cảm ơn chị vì đã có bài viết chia sẻ hữu ích như vậy :). Em có một thắc mắc muốn hỏi chị về người viết thư giới thiệu.

    Có nhiều người bạn (cũng đang tìm kiếm học bổng) khuyên em nên tìm ai đó có địa vị cao hoặc là chức danh giáo sư, tiến sĩ để viết thư giới thiệu giúp, bởi những thư đó thường đáng tin cậy hơn và cơ hội học bổng của em sẽ cao hơn. Nhưng những người mà em quen thì chỉ có 1 cô đang học tiến sĩ ở Mỹ, 1 quản lý cũ đang học thạc sĩ ở Anh và sếp cũ của em (hiện đang là chủ của một công ty khởi nghiệp). Nên sau khi đọc bài của chị thì em muốn hỏi là để cơ hội học bổng cao hơn (đặc biệt là học bổng toàn phần) thì em nên tìm những người có chức vị cao hay nhờ những người quen này ạ?

    • Hi em, nếu người em quen làm việc trong lĩnh vực em định học và nhiệt tình giúp đỡ thì em nên xin từ những người đó hơn là chạy theo giáo sư hay tiến sĩ không quen biết. LoR quan trọng là hay và từ người phù hợp hơn là vài dòng mô phạm, chung chung từ 1 ông to bà lớn (giáo sư) nào đó.

      Chúc em may mắn nhé!

      P/s: 2 người cho LoR chị đều là thạc sĩ ^^

  4. Cảm ơn bạn về bài viết rất hữu ích. Nhưng mình có 1 thắc mắc nhỏ mong bạn chỉ giúp. Mình tính xin học bổng thạc sĩ nhưng đã ra trường gần 3 năm rồi. Đi làm vài công ty. Vậy nếu làm LoR thì nên về trường xin các giáo sư hay là xin của các sếp. Các trường đều yêu cầu mình làm 2 LoR? Về trường thì các thầy cô chả ai còn nhớ cả.
    Mong bạn cho ý với nhé.
    Cảm ơn

    • Hi bạn,
      Nếu 3 năm thì bạn nộp 2 LoR từ sếp ok (mình luôn khuyên các bạn có LoR học thuật (từ thày cô về khả năng học tập, nghiên cứu) là quan trọng, trừ khi chỗ làm hiện tại và viện nghiên cứu, trường đại học thì 2 LoR từ sếp ok.

      Chúc bạn nhiều may mắn!

      • Cảm ơn Bạn đã reply.
        Vì lần này xin học bổng vô cùng qua trọng với mình. Mình chỉ còn đến giữa tháng 3 là phải nộp rồi nên muốn chuẩn bị thật kỹ để có thể nâng cơ hội xin học bổng.
        Nhưng mà đoạn này mình không hiểu ý lắm “trừ khi chỗ làm hiện tại VÀ viện nghiên cứu, trường đại học thì 2 LoR từ sếp ok” << Chỗ này là chữ VÀ hay LÀ vậy bạn? Bạn cho mình lời khuyên là trong trường hợp của mình thì mình nên xin từ Giáo sư hay sếp là tốt nhất ạh? (Sếp mình là người Đài Loan luôn).
        Cảm ơn Bạn rất nhiều về những bài viết vô cùng bổ ích. Vì điều kiện kinh tế k thể xin học bổng qua các công ty nên phải tự túc. Bài viết của bạn thực sự đã giúp ích cho tụi mình rất nhiều.

        • Xin lỗi bạn, ý mình “chỗ làm hiện tại LÀ viện nghiên cứu…” đó. Mình ko biết bạn làm ngành gì, bản chất cv là gì nên mới nói chung chung như thế. Tóm lại thì academic LoR tốt khi bản chất cv của bạn là về nghiên cứu hoặc học thuật và lĩnh vực là giáo dục hoặc khoa học (nhất là khoa học cơ bản). Nếu bạn làm kinh doanh, thì LoR từ sếp tốt hơn.

          Chúc bạn nhiều may mắn. Mình rất vui vì đã góp được phần nào trợ giúp cho những người đi sau 😀

  5. Bài viết rất chi tiết, cám ơn Ngân

    Bạn cho mình hỏi một tí, sếp mà mình muốn xin LOR là sếp cũ ở công ty cũ nhưng bây giờ cả mình và cô ấy đều không còn làm ở công ty đó nữa. Vậy mình có nên bỏ letterhead của công ty cũ vô LOR của cô này kg vậy Ngân ơi. Mình đã bỏ thử rồi nhưng nghĩ tới nghĩ lui thấy hơi kỳ kỳ …

    Trường hợp của mình cũng “quái đản” nên mình chưa biết nên làm như thế nào. Advise giúp mình vụ này nhé

    Cám ơn Ngân 🙂

    • Theo mình nghĩ thì ko nên để letterhead cty cũ. Khi viết chức danh của LoR ở cuối thư ý thì bạn viết cả chức danh mới và cũ nữa nhé.
      Còn nếu để letterhead của cty cũ thì thôi để chức danh cũ (coi như sếp chưa chuyển chỗ làm ^^). Mình ngày xưa định làm thế nhưng sếp mình là sếp Tây, vô cùng đúng luật bảo m làm thế t ko ký đâu nên mình mới phải design riêng cho bà ý 1 cái letterhead 😀

  6. Thanks bạn về bài viết, rất cụ thể và hữu ích. Mình có một câu hỏi nữa, đấy là LOR có cần đóng dấu của trường và của công ty không? Hay chỉ cần chữ kí là ok?

    • Chỉ cần chữ ký thôi nhé, không cần dấu vì người cho LoR cho với tư cách cá nhân, ko phải đại diện cho cả cái trường/cty nên ko cần dấu 🙂

Leave a Reply